Servei de Gestió Documental i Arxiu

Aquest ha estat un curs atípic, marcat per la pandèmia, el confinament i el teletreball, del qual n’hem tret la part positiva, l’oportunitat de posar més en valor la necessitat d’implantar l’administració electrònica, de potenciar la formació en línia per adquirir competències digitals bàsiques en aquesta matèria i d’obrir més el servei a la comunitat universitària i a la ciutadania amb el disseny i publicació de la nova web ( https://www.uvic.cat/arxiu ) i la campanya #Arxivemlacovid19. Alhora, ha estat un curs marcat per algunes pèrdues terribles de companys de feina als que recordem i dels quals preservarem la memòria a l’arxiu històric de la UVic-UCC.

• Unitat d’Assistència en Matèria de Registre Electrònic
  • Pla de treball amb les cinc secretaries de centre per establir les bases per a la implantació del registre electrònic com a canal d’entrada prioritari dels tràmits administratius (sol·licituds).
  • Pla pilot de la secretaria de centre de la Facultat de Ciències i Tecnologia a partir del juny de 2020.

  Dades de l’01/09/2019 al 23/08/2020
  Total d’assentaments d’entrada	3274
  Total d’assentaments de sortida	590

• Unitat de Gestió Documental i Arxiu
  • Alta de 1.233 expedients al nou Gestor Documental Consorciat.
  • Dipòsit central: 2.200 places lliures (220 m/l).
  • Nombre de reportatges abocats a l’AtoM: 25 reportatges, en el marc del projecte Arrels i de la campanya Arxivem la Covid-19, amb un total de 427 fotografies.
  • 15 sol·licituds de transferència, corresponents a un total de 8,5 m/l .
  • 67 sol·licituds de préstec i consulta, amb un total de 177 expedients consultats presencialment.
  • 15 sol·licituds de reactivació d’expedients, amb un total de 34 expedients reactivats.
  • 41 sol·licituds d’eliminació, corresponents a un total de 30,5 m/l eliminats.
  • 1 Taula d’Accés i Avaluació Documental aprovada: TAAD 33 J1016 Proves d’aptitud personal (PAP) i 1 de revisada: TAAD 30 E1042 Documents Comptables de la Despesa.
  • 1 reunió de la Comissió Tècnica de Gestió de la Informació (12/11/2019).
• Unitat d’Administració Electrònica i Certificació Digital
  • Casos d’èxit de la implantació de l’eAdministració a la UVic-UCC, que s’han treballat juntament amb l’Àrea TIC, el proveïdor de l’aplicació (si escau) i les unitats administratives que gestionen el tràmit:
    • Signatura biomètrica dels contractes laborals (setembre 2019). Àrea de Polítiques del Talent / Àrea de Gestió Econòmica i de Personal.
    • Contractació pública digital (juliol 2018). Àrea d’Infraestructures i Serveis Generals.
    • Convocatòries de selecció – (10/09/2019 integració eRegistre; 5/11/2019 integració GDC) – Àrea de Polítiques del Talent i proveïdor Algol.
    • Segell d’òrgan i CSV al certificat substitutori del títol – 4/11/2019 inici a PRO. Àrea de Gestió Acadèmica i proveïdor SIGMA.
    • Segell d’òrgan a les actes de notes d’alguns màsters i dels Graus. Àrea de Gestió Acadèmica i proveïdor SIGMA.

    Dades del Servei de Certificació Digital. Fins a 31/07/2020
    Total de certificats digitals gestionats (de 01/10/2019 a 31/07(2020)	61

  • Elaboració i aprovació de polítiques i normatives
    • Elaboració de la Política d’identificació i signatura electrònica (aprovada pel Consell de Govern de la UVic-UCC el 9 de juliol de 2019 i pel Patronat de la Fundació Universitària Balmes el 10 d’octubre de 2019).
    • Col·laboració entre Biblioteca i SGDAR per a l’elaboració de la Normativa de Fons i Col·leccions d’Arxiu Personals o Institucionals de la UVic-UCC (aprovada pel Consell de Govern de la UVic-UCC el 3 de juny de 2020 i pel Patronat de la Fundació Universitària Balmes el 22 de juny de 2020).
  • Formació en línia
    • 5 mòduls formatius en línia (via plataforma Ubiqua) amb un total de 209 inscrits.
      • El registre electrònic: l’aplicatiu ERES
      • eAdministració: sistemes d’identificació digital
      • eAdministració: eines per tramitar electrònicament entre administracions
      • Tràmits i serveis bàsics de gestió documental
      • Gestor Documental Consorciat: perfil coordinador i lector
  • Personal
    • Arxivers i gestors documentals: Albert Aragay, Núria Cañellas, Núria Pou
    • Suport administratiu: Miquel Casadevall
    • Estudiants en pràctiques (UVic-UCC): Ramon Vilardell