Àrea de Gestió Acadèmica

L’Àrea de Gestió Acadèmica (AGA), treballa en dos àmbits diferenciats:

• Ofereix servei i atenció personalitzada a la comunitat universitària.
• Actua com a delegació de l’Oficina d’Accés a la Universitat (OAU) de Catalunya

Dades rellevants:

• Implantació de tràmits en línia amb nous autoserveis. Aquest canvi ha permès oferir amb total normalitat, malgrat el context excepcional, tots els tràmits als estudiants i titulats a través de diferents canals d’atenció a l’usuari (telèfon, URespon, correu, etc...). També s’ha implantat un sistema d’atenció presencial amb cita prèvia per tràmits únicament presencials.
• Gestió dels plans d’estudis oficials de grau, doble grau, màsters universitaris i doctorats vigents i en extinció.
• Accés, admissió, matrícula i gestió de l’expedient de gairebé 7.000 estudiants de títols oficials de grau, màster i doctorat (inclou el grau en Medicina i els graus i màsters del Campus Manresa).
• Accés, admissió, matrícula, gestió de l’expedient i expedició de títols i certificats de més de 4.000 estudiants de formació contínua.
• Gestió de gairebé 3.500 sol·licituds de beques de 26 tipologies diferents amb 40 convocatòries i el pagament d'aquestes per un valor aproximat de 4M€ (inclou els estudiants de graus de Manresa i centres adscrits).
• Gestió acadèmica de la mobilitat de gairebé 700 estudiants de mobilitat incoming i outgoing.
• Expedició de més de 1.000 títols oficials cada curs acadèmic i Suplements Europeu al Títol.
• Tramitació de més de 80 sol·licituds d’e-títol, la copia digital autèntica del títol oficial.
• Expedició de més de 1.300 certificats oficials de tipologies diferents cada curs acadèmic.

Aspectes i projectes destacables:

• S’ha fet un treball molt exhaustiu d’anàlisi de les totes les consultes ateses pel personal de l’AGA durant el procés d’automatrícula en línia de graus a través dels diferents canals disponibles (telèfon, URespon, correus...) per identificar i categoritzar les tipologies de consultes amb la finalitat de fer propostes de millora per incrementar el nivell de satisfacció dels estudiants i que hem aplicat per a la millora del procés del 2020-21.
• Una vegada finalitzat el període d’automatrícula d’estudis oficials, s’han analitzat els resultats obtinguts en l’enquesta de valoració del procés d’automatrícula de graus que fan els estudiants quan finalitzen la matrícula a través de Sigma Acadèmic i ha crescut en un punt percentual el nivell de satisfacció global amb el procés amb una mitjana de 4,15 en una escala de valoració d’1 (gens satisfet) a 5 (molt satisfet) amb un % de participació de més del 80% dels estudiants matriculats.
• S’ha implantat una part de la nova estructura organitzativa de l’AGA amb la incorporació de comandaments intermedis, la responsable de la Unitat de Gestió Acadèmica i la responsable de la Unitat de Sistemes de Gestió. Queda pendent la incorporació de la figura del responsable de la Unitat de Gestió Econòmica i Beques.
• S’ha treballat amb projectes i nous desenvolupaments com:
  • Autoserveis propis de la UVic-UCC.
    • Implantació de la notificació automàtica de fi de tràmit dels autoserveis propis de la UVic-UCC.
    • Implantació d’enquestes de valoració dels autoserveis de la UVic-UCC com la sol·licitud de l’e-títol, del Certificat Acadèmic Personal i del títol de Formació Contínua.
  • Sigma UAcademic, Estudis Propis (Formació contínua).
    • Millora del procés d’automatrícula d’estudis propis: projecte treballat internament de forma transversal i en estudi per part de Sigma.
    • Millora dels certificats acadèmics de FC.
    • Gestió dels títols de Formació Contínua a Sigma UAcadèmic.
    • Automatització de la qualificació de les actes d’estudis complets o de curta durada mitjançant la càrrega d’un Excel.
  • Signatura electrònica de documents.
    • Signatura electrònica de les actes de qualificació d’estudis de màster universitari i repositori al Gestor Documental (GDC).
    • Signatura electrònica de les actes de qualificació d’estudis de grau universitari i repositori al Gestor Documental (GDC).
    • Signatura electrònica de certificats (CAP i CAM) amb segell d’òrgan i CSV (Codi Segur de Verificació).
    • Autoservei repositori de documents electrònics per a l’estudiant.
  • Millora del procés d’automatrícula en línia.
    • Informació addicional de grups en el procés d’automatrícula en línia.
    • Enquesta de satisfacció del procés de matrícula per estudis de màster i doctorat.
  • Definició i aplicació de plantilles de RiT (Reconeixement i Transferència de crèdits) per agilitzar la tasca de reconeixement de crèdits a Sigma Acadèmic.
  • Implantació a Sigma Acadèmic la gestió del nom sentit/ àlies en aquells processos i documents que no tenen caràcter oficial.
  • Càrrega i repositori de la informació de beques pròpies a Sigma Acadèmic per ser consultada per l’usuari funcional i l’estudiant.
  • Implantació de l’autoservei de preinscripció de màster universitari i doctorat. Amb això tot el procés de preinscripció i matrícula queda integrat a Sigma Acadèmic.

Actuacions derivades de la situació excepcional per covid-19

• Actuacions de caràcter general i transversal.
  • Organització del teletreball de tot l’equip de l’AGA per assumir processos/tasques/projecte del servei.
  • Treball d’anàlisis dels 55 tràmits que fem com a AGA i SEU per donar resposta als futurs estudiants, als estudiants i als titulats.
  • Parametrització acadèmica i econòmica i organització de l’automatrícula dels estudis oficials de grau, màster i doctorat en línia amb tot el personal implicat. Adequació dels espais de treball de matrícula amb els requeriments Covid-9 i sessió de formació del personal de matrícula en línia.
  • Gestió de la reincorporació de tot el personal de l’AGA al treball presencial a partir de finals de maig.
  • Organització del servei d’atenció presencial amb cita prèvia pels tràmits que no es poden fer en línia o a distància a partir de finals de juny. Adequació de l’espai d’atenció.
  • Organització del doble sistema d’automatrícula presencial i en línia pels estudiants de nou accés de grau amb un nou circuit, adequació espais, calendari de matrícula i organització dels recursos de personal de l’AGA.
  • Gestió i organització de les dates d’obertura i tancament del servei en aquest context excepcional per assumir el volum i la complexitat de la feina segons el nou calendari i garantir les vacances del personal.
  • Assistència i participació a reunions internes i externes per treballar tot el què ha generat la situació excepcional de temes acadèmics, econòmics i de personal.
• Actuacions concretes per àmbits de gestió.
  • Atenció a l’usuari com a delegació de l’Oficina d’Accés a la Universitat: augment de les consultes telefòniques i correu dels tràmits de les PAU i Preinscripció, adaptació dels tràmits com a seu de Preinscripció segons indicacions de l’OAU per facilitar els tràmits a distància, etc.
  • Atenció a l’usuari com a AGA: augment de les consultes i gestions via telefònica i correu, implantació de la signatura electrònica en certificats de forma individual, de la signatura electrònica de les guies de l’estudiant i de totes les instàncies via e-Registre.
  • Gestió acadèmica de graus: treball de diferents propostes de calendaris de processos, anul·lacions de matrícula amb la gestió acadèmica i econòmica corresponent (pràctiques, assignatures experimentals, mobilitat), gestió de canvis de convocatòria, gestió i tancament de les actes de graus amb el nou sistema de signatura electrònica, tasques noves com a conseqüència del doble sistema d’automatrícula dels estudiants de nou accés etc.
  • Gestió acadèmica de màsters: canvis de calendari de tancament d’actes i de preinscripció i matrícula d’alguns màsters, gestió de canvis de convocatòria, etc.
  • Gestió acadèmica de doctorats: gestió d’instàncies via correu electrònic i signatura electrònica, aplicació d’una pròrroga massiva a tots els doctorands, etc.
  • Gestió acadèmica de Formació Continua: gestió de l’ajornament de formacions, anul·lacions, emissió, enviament i registre de sortida via e-Registre de certificats, signatura electrònica de documents interns i certificats, etc.
  • Gestió econòmica: gestió de les anul·lacions de matrícula i amb els estudiants, increment de consultes de tipus econòmic, gestió i aplicació d’exempcions de pagament de taxes per casos excepcionals de pràctiques, gestió i aplicació de descomptes personalitzats per recàrrec d’assignatures repetides, etc.
  • Gestió de beques i ajuts: modificacions de les convocatòries de beques del curs següent (criteris acadèmics, econòmics i calendari), increment de consultes dels estudiants sobre beques, modificacions de matrícula d’estudiants amb beca MECD, digitalització dels tràmits de beques per al curs 2020-21, etc.