Fites destacades
- Digitalització de processos acadèmics. Entrada en funcionament d’un seguit de tràmits acadèmics que possibiliten als estudiants iniciar peticions telemàtiques i acabar rebent notificacions electròniques, en un procés 100% digital, replicat tant al Registre electrònic com al Gestor Documental Consorciat (GDC).
- Expedients d’estudiants electrònics. Digitalització de l’arxivament dels expedients d’estudiants en el marc del Gestor Documental Consorciat (GDC), com a punt final de tramitació i com a evidència de tota la seva activitat acadèmica.
- Ampliació del nombre sèries documentals donades d’alta al GDC. Al llarg del curs, seguint la tendència d’anys previs, hi ha hagut un interès proactiu per part d’altres àrees i serveis per utilitzar el gestor documental i, per tant, s’ha continuat adaptant a les noves necessitats, en funció de la documentació per carregar i dels usuaris.
- Catalogació del fons personal d'Emili Teixidor. Descripció al màxim detall d’unitat documental simple, d’un dels fons personals més rellevants que es custodien al dipòsit de la UVic, amb l’objectiu d’afavorir la rapidesa i l’eficiència de les consultes per part dels usuaris investigadors.
Resum del curs
El curs 2020-2021 ha estat marcat per dos factors claus: un de relacionat amb el context pandèmic i un altre, amb canvis en els recursos humans al Servei.
Pel que fa al primer factor, bastant determinant, des del Servei s'han observat les restriccions generalitzades de la mobilitat com l’impuls definitiu a una tendència digitalitzadora que ja es gestava des d’anys enrere. La necessitat de continuar oferint serveis a tercers i especialment a la comunitat d’estudiants ha obligat a accelerar la substitució de l’entorn paper per l’entorn electrònic, que és l’únic que possibilita la gestió telemàtica, disponible en un règim de 24x7. De retruc, aquesta línia de treball ha implicat extremar l’atenció directa a l’usuari per diferents vies, tant l’intern (PAS i PDI) com els alumnes, especialment en qüestions relacionades amb la certificació digital. En clau interna, el Servei s’ha adaptat perfectament al teletreball i a les diferents fases per les quals ha passat.
Quant al segon punt anunciat, la Direcció del Servei, un cop superada una primera etapa d’interinitat després de la marxa l’1 de setembre de 2020 de l’anterior directora, Núria Cañellas, ha estat assumida per Albert Aragay, des de l’abril de 2021. En aquest sentit, tant les línies de treball com els objectius han continuat sent els mateixos i, per tant, hi ha hagut una absoluta continuïtat en relació amb la pràctica totalitat dels serveis que s'ofereixen des de la primavera de 2019, quan l’equip estava al complet i hi havia un tècnic que es podia responsabilitzar de cadascuna de les subunitats. Tanmateix, el Servei no ha pogut ser capaç de reeditar els cursos de formació (registre, arxiu, e-administració...) que sí que s’havien ofert per primer cop al llarg del curs 2019-2020, com tampoc no ha pogut oferir de moment una solució directa per a la certificació digital dels alumnes. Això ha hagut de ser substituït per una resposta per part del Servei a cadascuna de les sol·licituds particulars d’assessorament dels nous usuaris. En aquest sentit, respecte al curs anterior, s'ha perdut capacitat proactiva.
Al marge d’aquests dos fets, des d’una perspectiva més general, s'ha continuat rebent un volum important de transferències documentals des de les diferents àrees i serveis, tant de documentació per conservar com per eliminar, especialment exàmens i treballs per part del PDI. Així mateix, s'ha donat servei a consultes i préstecs, com a responsabilitat i tasca essencial que s'assumeix des del Servei.
Un altre aspecte destacable és que el GDC, peça nuclear que ha d’integrar i preservar la documentació de la Universitat, ha continuat evolucionant tècnicament, fruit de la presència del personal del Servei al grup de treball del Gestor Documental del CSUC, amb l’objectiu d’adaptar-lo a noves necessitats, sobretot posant l’accent en la facilitat d’ús de l’usuari final.
Així mateix, a més de ser presents i representar la UVic-UCC en aquest grup de treball, també s'ha participat en del Registre, a la Comissió d’Organització del CSUC i, en l'àmbit estatal, a la CAU-CRUE.
Finalment, es pot destacar el fet d’haver posat l’accent en el vessant de comunicació i difusió dels fons d’arxiu, també fotogràfic, que testimonien la història i la vida de la institució i del teixit amb què es relaciona. Un clar exemple d’això és la campanya de tipus #arxivemelmoment, concretament #ArxivemlaCovid19, en què proactivament han anat participant, enviant fotografies, diferents persones de la comunitat universitària i, fins i tot, particulars de Vic i la rodalia. Amb això, s'ha aconseguit eixamplar encara més la riquesa i la diversitat dels fons que es conserven a la UVic i que es van difondre, per exemple, en el marc de la Setmana de la Ciència.